Automatisez

Solution · Administratif et documents

Automatisation administrative : vos documents triés, lus et vérifiés

Un agent IA classe chaque document reçu, en extrait les données utiles et les fait contrôler par du code. Vous recevez des données propres, prêtes à importer dans votre logiciel comptable.

Réserver mon audit IA gratuit Tester les démos
  • Chiffres re-vérifiés par du code
  • Données prêtes à importer
  • Hébergement en Suisse possible

Comment fonctionne le traitement automatique des documents

Dans une PME, une bonne partie de l’administratif consiste à recevoir des documents, à les lire et à recopier ce qu’ils contiennent. Une facture arrive par e-mail : quelqu’un l’ouvre, note le fournisseur, le montant, la TVA et l’échéance, la renomme et la classe. Puis on recommence avec la suivante.

Un agent de traitement des documents fait ce travail. Il reconnaît le type de document, le renomme selon vos règles et le range au bon endroit. Il extrait ensuite les champs utiles : fournisseur, montants, TVA, échéance, IBAN, référence de la QR-facture.

Un modèle de langage peut mal lire un chiffre. Chaque valeur lue par l’IA est donc re-vérifiée par du code classique : clé de contrôle de l’IBAN, TVA recalculée, totaux additionnés. En cas d’écart, le document va à une personne au lieu de partir en comptabilité.

Le résultat : des données propres, prêtes à importer dans votre logiciel comptable. Le même agent peut aussi suivre les pièces manquantes, préparer des relances polies et produire vos offres ou vos lettres à partir de modèles.

Le problème

Ce qui coûte du temps aujourd’hui

Des documents partout

Factures par e-mail, justificatifs scannés, dossiers partagés : avant de traiter un document, il faut d’abord le retrouver.

La saisie à la main

Chaque facture est recopiée champ par champ. C’est lent, et une faute de frappe dans un montant passe vite inaperçue.

Les pièces qui manquent

Un relevé ou une attestation manque. On relance à la main, dossier par dossier, sans toujours savoir qui a déjà répondu.

Démo interactive

Testez l’agent sur un document

Choisissez un exemple fictif (facture fournisseur avec QR-facture, dossier de location, relevé bancaire) ou collez votre propre texte. L’agent extrait les champs, puis du code les re-vérifie : clé de contrôle de l’IBAN, TVA à 8,1 % recalculée, totaux. Il propose ensuite une écriture comptable ou la liste des pièces manquantes.

Agent de lecture de documents

Lit factures, relevés et dossiers. Le code revérifie chaque franc. Vous validez.

En veille
Où tourne l’IA ?
agent · lecture de documents Données fictives

Document fictif

facture-2026-1187.pdf e-mail · factures@alvelia-fiduciaire.example en attente
Imprimerie Calame Sàrl
Rue de l’Exemple 5
1000 Lausanne
CHE-123.456.789 TVA
Alvélia Fiduciaire Sàrl
Chemin des Démos 12
1200 Genève

Facture n° 2026-1187

Lausanne, le 30.10.2026 · Conditions : 30 jours net

DésignationQtéPrixMontant
Flyers A5, recto-verso 2’000 0.34 680.00
Affiches A2 50 8.40 420.00
Mise en page et préparation 1 140.00 140.00
Sous-total HT1’240.00
TVA 8,1 %100.44
Total CHF 1’340.44

Section paiement

Compte / Payable à
CH44 3199 9123 0008 8901 2
Imprimerie Calame Sàrl

Référence
21 00000 00003 13947 14300 09017

Monnaie CHF · Montant 1’340.44

Données extraites IA

Lancez l’agent pour lire ce document.

Vérifications par le code Code

  • Le code refera chaque calcul, sans IA.
Essayez avec votre propre texte

Collez le texte d’une facture ou d’un document. Montants, dates, IBAN, référence QR, taux de TVA et numéro IDE sont repérés et vérifiés dans votre navigateur.

Tout se passe dans votre navigateur : rien n’est envoyé ni enregistré. Démo simplifiée : réponses préparées à l’avance ou calculées par des règles simples dans votre navigateur. En production, un modèle de langage adapté à vos données fait ce travail, et une personne de votre équipe valide.

Je veux ça pour mon entreprise

Ce qui se passe, étape par étape

  1. Le document arrive Entrée

    Une facture PDF par e-mail, un scan, une photo ou un relevé : l’agent le récupère là où il arrive, comme un collègue qui ouvre le courrier.

  2. L’IA lit la page IA

    Elle lit le texte et comprend la mise en page : où se trouvent le fournisseur, les lignes, le total et la section paiement.

  3. Elle extrait les champs IA

    Fournisseur, numéro, dates, montants, IBAN, référence QR : chaque valeur est rangée dans sa case, prête à être vérifiée.

  4. Le code vérifie chaque chiffre Code

    Ici, pas d’IA : du code refait les calculs (clé de contrôle de l’IBAN, référence QR, TVA à 8,1 %, totaux). Si un montant a été mal lu, les comptes ne tombent pas juste et le document est bloqué.

  5. Une proposition est prête Résultat

    Écriture comptable, rapprochement bancaire ou liste des pièces manquantes avec la relance rédigée : le travail est préparé, pas encore exécuté.

  6. Vous validez Humain

    Rien n’est importé ni envoyé sans votre accord : vous contrôlez d’un coup d’œil, corrigez si besoin et validez.

Lancez la démo : chaque étape s’allume ici.

ModèleOCR open source + Apertus 70B

Données traitéesServeur en Suisse ou chez vous

Imaginez un collègue qui ouvre chaque facture, relevé ou dossier dès qu’il arrive, recopie les bonnes informations au bon endroit et refait tous les calculs avant de vous les présenter. Il ne se lasse jamais, et c’est toujours vous qui validez.

exemple 9 contrôles faits par le code, sans IA, sur la facture de la démo
exemple 5 min → 20 s pour saisir et vérifier une facture fournisseur
exemple 0 écriture importée sans votre validation

Les mots à connaître

Modèle multimodal
Un modèle d’IA qui lit aussi les images : PDF, scans, photos. Il comprend la mise en page, pas seulement les mots.
QR-facture
La facture suisse avec section paiement et code QR, qui a remplacé les bulletins de versement. Elle contient l’IBAN, le montant et une référence vérifiable.
Somme de contrôle
Un chiffre calculé à partir des autres. Si un seul chiffre d’un IBAN est faux, le calcul ne tombe plus juste : l’erreur est repérée.

Pourquoi c’est sûr

  • Le code recalcule montants, TVA, IBAN et référence QR : aucun chiffre n’est deviné par l’IA.
  • Un seul contrôle en échec bloque le document, jusqu’à ce qu’une personne vérifie.
  • L’agent prépare écritures et relances : il ne paie rien et n’envoie rien sans votre validation.
  • Vous choisissez où tournent l’IA et vos données.

Le circuit de l’agent

  1. Entrée Réception Adresse e-mail dédiée, dossier partagé, scanner ou upload. Chaque nouveau fichier déclenche le circuit.
  2. IA Lecture et extraction Modèle multimodal, ou OCR puis modèle de langage. Sortie JSON validée par schéma : champs, lignes, montants.
  3. Code Contrôles IBAN (modulo 97), QR-IBAN, référence QR (modulo 10), TVA 8,1 % recalculée, totaux, échéance, doublons.
  4. Code Règles métier Votre plan comptable : fournisseur → compte de charge, code TVA, rapprochement par référence QR.
  5. Humain Validation File d’approbation : les anomalies arrivent en premier, vous corrigez ou validez.
  6. Résultat Export Données propres, prêtes à importer dans votre logiciel comptable : fichier, API ou e-mail.

L’IA lit et rédige. Le code vérifie. L’humain décide.

Technologies

n8nPythonOCR open sourceApertus · GPT · Claude · Gemini · MistralJSON SchemaQR-facture · camt.053PostgreSQL (journal)

Garde-fous

  • Le code vérifie, pas l’IA : montants, TVA, IBAN et référence QR sont recalculés. Un seul contrôle en échec bloque le document.
  • Sortie structurée : la réponse du modèle doit respecter un schéma JSON ; sinon, le document passe à une personne.
  • Changement d’IBAN signalé : si les coordonnées bancaires d’un fournisseur connu changent, une personne doit confirmer (fraude classique au changement d’IBAN).
  • Rien ne part seul : l’agent prépare écritures et relances, il ne paie rien et n’envoie rien sans validation. Chaque étape est journalisée.

Ce que l’agent produit (JSON)

{
  "document": "facture-2026-1187.pdf",
  "type": "supplier_invoice",
  "supplier": {
    "name": "Imprimerie Calame Sàrl",
    "vat_id": "CHE-123.456.789"
  },
  "number": "2026-1187",
  "date": "2026-10-30",
  "due_date": "2026-11-29",
  "amounts": {
    "currency": "CHF",
    "subtotal": 1240,
    "vat_rate": 8.1,
    "vat": 100.44,
    "total": 1340.44
  },
  "payment": {
    "qr_iban": "CH4431999123000889012",
    "reference": "210000000003139471430009017"
  },
  "checks": {
    "passed": 9,
    "failed": 0,
    "iban_mod97": true,
    "qr_reference_mod10": true,
    "vat_recomputed": true,
    "totals_match": true
  },
  "proposal": {
    "debit": "6600 Publicité",
    "input_vat": "1171 Impôt préalable TVA",
    "credit": "2000 Créanciers"
  },
  "status": "awaiting_approval"
}

Choisissez le moteur

Comment nous le mettons en place

  1. Jour 1 Audit gratuit 30 minutes pour passer en revue vos types de documents, vos volumes et votre logiciel comptable.
  2. Semaines 1–2 Test sur vos documents Lecture et contrôles testés sur un échantillon de vos vraies pièces, avec une mesure de la qualité champ par champ.
  3. Semaines 2–4 Mise en service Nous visons une première automatisation en service 2 à 4 semaines après l’audit, branchée sur votre boîte e-mail ou votre dossier partagé.
  4. Chaque mois Suivi Surveillance, nouveaux fournisseurs et types de documents, et un rapport mensuel.

Ce dont nous avons besoin

  • Un échantillon de vos documents (factures, relevés, dossiers), anonymisé si vous le souhaitez
  • Votre plan comptable et vos règles d’imputation
  • L’adresse e-mail ou le dossier où arrivent vos pièces
Je veux cet agent

Ce que nous mettons en place

Du document reçu aux données prêtes à importer

Vos types de documents, vos règles de classement, vos contrôles. Pas un outil générique.

01

Tri, nommage et classement

Les documents reçus par e-mail ou déposés dans un dossier partagé sont reconnus, renommés selon vos règles et classés au bon endroit.

E-mailDépôt
02

Extraction des données

Fournisseur, montants, taux de TVA, échéance, IBAN et référence de la QR-facture sont extraits, y compris d’un scan lisible.

FacturesQR-facture
03

Contrôles par du code

Clé de contrôle de l’IBAN, TVA recalculée, totaux additionnés : ce que l’IA a lu est re-vérifié. Tout écart est signalé à une personne.

IBANTVATotaux
04

Données prêtes à importer

Des données propres, prêtes à importer dans votre logiciel comptable, avec une proposition d’écriture que votre comptable valide.

05

Pièces manquantes et relances

Une liste de pièces par client ou par dossier. L’agent prépare des relances polies, envoyées après votre validation ou automatiquement si vous le choisissez.

06

Documents standard

Offres, lettres, confirmations : l’agent remplit vos modèles de documents avec les bonnes données, puis vous les soumet pour relecture.

Méthode

Comment ça se passe

  1. Audit gratuit

    En 30 minutes, nous regardons quels documents vous recevez, en quel volume et où leurs données doivent aller.

  2. Test sur vos documents

    Nous testons l’extraction et les contrôles sur un échantillon de vos documents, et mesurons la qualité avant toute mise en service.

  3. Mise en service

    L’agent est relié à votre messagerie ou à vos dossiers. Nous visons une première automatisation en service 2 à 4 semaines après l’audit.

  4. Suivi mensuel

    Nous surveillons les contrôles, ajoutons des types de documents et vous envoyons un rapport chaque mois.

Nos engagements

Des chiffres contrôlés, des données protégées

Le code vérifie l’IA

Les montants, IBAN et taux de TVA lus par l’IA passent par des contrôles classiques avant d’être utilisés. En cas d’écart, une personne vérifie.

Vous choisissez où vos données sont traitées

Modèles de pointe ou modèles open source comme Apertus, le modèle de langage suisse ouvert. Pour les documents sensibles, hébergement en Suisse ou chez vous.

Conçu avec la nLPD en tête

Contrat de sous-traitance (art. 9 LPD), données limitées au nécessaire, hébergement en Suisse possible.

Questions fréquentes

Quels documents l’agent peut-il traiter ?

Les documents qui arrivent régulièrement et suivent une structure connue : factures fournisseurs, justificatifs, relevés bancaires, dossiers de location, attestations. Nous commençons par les types les plus fréquents chez vous, puis nous en ajoutons.

L’IA peut-elle mal lire un montant ?

Oui, c’est possible, et c’est pourquoi nous ne nous fions pas à elle seule. Du code vérifie la clé de contrôle de l’IBAN, recalcule la TVA et additionne les totaux. Si un contrôle échoue, une personne vérifie le document.

Cela fonctionne-t-il avec notre logiciel comptable ?

L’agent livre des données propres, prêtes à importer dans votre logiciel comptable. Nous connectons les outils que vous utilisez déjà via leur API, un export ou l’e-mail.

Nos documents sont confidentiels. Où sont-ils traités ?

C’est vous qui décidez. Pour les documents sensibles, nous pouvons utiliser un modèle open source comme Apertus, hébergé en Suisse ou sur votre propre infrastructure, avec un contrat de sous-traitance (art. 9 LPD). Voir notre guide ChatGPT en entreprise et confidentialité.

Combien de temps faut-il pour la mise en place ?

Nous visons une première automatisation en service 2 à 4 semaines après l’audit. Le délai dépend du nombre de types de documents et d’outils à connecter.

Combien ça coûte ?

C’est sur devis, après un audit gratuit. Le prix dépend du nombre de types de documents, du volume mensuel, des contrôles à mettre en place et des outils à connecter. Le devis indique un coût de mise en place et un forfait mensuel. Demander un devis.

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